Văn phòng chia sẻ, một giải pháp mới cho phép các doanh nghiệp giảm chi phí văn phòng truyền thống trong khi vẫn duy trì tính chuyên nghiệp trong kinh doanh.
Văn phòng chia sẻ là gì?
Văn phòng chia sẻ là một sự kết hợp của truyền thông trực tiếp từ xa và các dịch vụ hỗ trợ cho phép người dùng giảm chi phí văn phòng truyền thống trong khi vận hành kinh doanh một cách chuyên nghiệp.
Nói một cách đơn giản, văn phòng chia sẻ là một địa chỉ văn phòng cho thuê. Nơi này là địa chỉ kinh doanh của công ty bạn. Văn phòng này có nhân viên lễ tân trả lời điện thoại cho bạn. Có phòng họp, phòng tiếp khách và các trang thiết bị văn phòng để bạn sử dụng khi cần. Tuy nhiên, điều khác biệt là bạn và tất cả các nhân viên không nhất thiết phải luôn ở tại văn phòng mà có thể làm việc ở một nơi khác. Điều đó giúp bạn giảm đáng kể các chi phí chung như thuê văn phòng, thiết bị văn phòng và các chi phí tiện ích…
Văn phòng chia sẻ phù hợp với đối tượng nào?
Văn phòng chia sẻ phù hợp với đa dạng đối tượng khách hàng: Giám đốc doanh nghiệp vừa & nhỏ, cá nhân đang chuẩn bị hoặc vừa mới thành lập doanh nghiệp, chuyên viên tư vấn/ Nhóm dự án, văn phòng đại diện quy mô nhỏ, công ty nước ngoài hoạt động trong thời gian thăm dò thị trường...
Văn phòng chia sẻ có lợi ích gì?
Văn phòng chia sẻ tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức. Lý do đầu tiên mà các doanh nghiệp lựa chọn văn phòng chia sẻ là tiết kiệm được chi phí. Rõ ràng, doanh nghiệp của bạn vẫn hoạt động một cách chuyên nghiệp trong sự cảm nhận của đối tác và khách hàng. Thực tế, bạn cũng rất chuyên nghiệp khi sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ. Dù không bỏ ra một khoản chi phí lớn để thuê văn phòng theo kiểu truyền thống, không phải trả lương cho nhân viên lễ tân, không trả tiền cho máy móc thiết bị, không trả tiền tiện ích; bạn vẫn có một văn phòng hoàn hảo. Điều đó giúp bạn giảm bớt thời gian và công sức trong rất nhiều công đoạn của điều hành doanh nghiệp và tập trung năng lực vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình.
Văn phòng chia sẻ giải quyết nhu cầu về địa chỉ giao dịch kinh doanh. Với văn phòng chia sẻ, bạn có một địa chỉ giao dịch kinh doanh tuyệt vời tại các vị trí trung tâm dành cho những công ty chuyên nghiệp. Bạn có thể sử dụng địa chỉ này làm địa chỉ giao dịch chính thức của công ty phục vụ cho công việc ký kết hợp đồng, gặp gỡ đối tác, giao dịch thư tín,…
Văn phòng chia sẻ giải quyết nhu cầu về thông tin liên lạc. Hệ thống thông tin cho văn phòng ảo xử lí các loại thư từ, điện thoại, fax, … chính xác, nhanh chóng và linh hoạt. Do vậy, việc giao tiếp của bạn với đối tác và khách hàng vẫn hết sức thuận lợi dù rằng bạn đã tiết kiệm chi phí cho chúng đến mức tối đa.
Văn phòng chia sẻ xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp với đối tác khách hàng. Với một địa chỉ giao dịch kinh doanh tuyệt vời, các dịch vụ khách hàng và hệ thống thông tin được tổ chức bài bản, chắc chắn hình ảnh của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp trong tâm trí khách hàng.
Văn phòng chia sẻ giúp bạn tập trung nguồn lực vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình.
Sau đây là nhận định của tiến sĩ – chuyên gia kinh tế Đinh Thế Hiển: “Văn phòng ảo là sản phẩm mới, nhiều tiện ích, giúp DN khởi nghiệp giảm thiểu rất nhiều chi phí và đang phát triển mạnh tại Việt Nam cũng như các nước. Luật Doanh nghiệp không quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc và nơi làm việc phải có diện tích tối thiểu bao nhiêu mét vuông. Đồng thời đến thời điểm này cũng không có thông tư, nghị định nào không cho phép doanh nghiệp kinh doanh văn phòng ảo”. Chính vì vậy, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo là một biện pháp “cứu cánh” đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, văn phòng đại diện …trong thời buổi kinh tế khó khăn như hiện nay.
Xu hướng các doanh nghiệp nhỏ, các công ty tư vấn và các nhà hoạt động độc lập sử dụng văn phòng chia sẻ (văn phòng ảo) ngày càng nhiều, đặc biệt từ cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới năm 2008. Tại Việt Nam, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo được biết đến vào năm 2007 khi Công ty Cổ phần Mạng truyền thông quốc tế chính thức cung cấp dịch vụ G-Office – văn phòng chia sẻ dành cho các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập, các công ty tư vấn, văn phòng đại diện …
Và theo Ông Phan Văn Dũng, tổng giám đốc công ty đầu tư Hữu Liên, cho biết việc kinh doanh văn phòng chia sẻ đang tăng nhanh và là xu hướng sử dụng của nhiều công ty. Các dịch vụ này những năm trước chủ yếu là văn phòng giao dịch của các công ty nước ngoài đặt tại Việt Nam, còn hiện nay, thị trường có độ lớn hơn rất nhiều do nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ và vừa, các công ty lớn có nhà máy ở xa cần đặt văn phòng giao dịch ở khu trung tâm.
Cạnh tranh với văn phòng chính thống
Dịch vụ văn phòng chia sẻ có mặt tại Việt Nam từ sáu năm nay kể từ khi Regus - nhà cung cấp lớn nhất thế giới trong lĩnh vực này vào Việt Nam. Đến nay bên cạnh vài nhà cung cấp nước ngoài phát triển với lợi thế về hệ thống các khách hàng toàn cầu, còn có sự tham gia của khoảng 20 nhà cung cấp trong nước. Bên cạnh Regus, Levelone là các thương hiệu văn phòng ảo như G-Office, PSO, Fimexco, eOffice, eSmart, vOffice, SOffice... Thị trường vì thế khá cạnh tranh và phân khúc cũng đa dạng. Chỉ riêng hệ thống của Regus đã mở rộng với năm trung tâm lớn tại TP.HCM và Hà Nội, có hơn 1.000 khách hàng sử dụng dịch vụ cho nhu cầu giao dịch tại Việt Nam. Levelone tọa lạc tại Kumho mới đây cũng nhanh chóng có một lượng khách hàng lớn. Hay hệ thống trong nước có quy mô lớn như G-Office cũng có hơn 500 khách hàng.
Các công ty hơn nhau ở các dịch vụ hậu cần, nhà cung cấp nào càng chuyên nghiệp càng thu hút khách hàng. Nhiều dịch vụ cao cấp khác hỗ trợ đắc lực cho xu hướng làm việc di động và tại nhà, hay hỗ trợ những người làm công việc thường xuyên di chuyển, thậm chí vận hành các trung tâm thương mại tại các sân bay và các trung tâm thương mại khác để phục vụ khách hàng bất cứ nơi nào họ cần làm việc.
Ông Dũng tính toán, tổng chi phí thuê văn phòng của Hữu Liên tại toà nhà HD Tower để kinh doanh văn phòng chia sẻ khoảng 30 đôla Mỹ/m2/tháng chưa tính đầu tư trang trí nội thất, tiền đặt cọc khấu hao cũng lên đến hàng tỉ đồng, đầu tư các dịch vụ cộng thêm. Chi phí thuê văn phòng chừng 50m2 tại các vị trí đắc địa hiện khoảng 5.000 đôla Mỹ hàng tháng, chưa tính đầu tư cho hệ thống, nhân viên, hạ tầng viễn thông… Trong khi để có một văn phòng nhỏ, nếu sử dụng dịch vụ chia sẻ, các doanh nghiệp chi phí chỉ khoảng 200 đôla hàng tháng và có thể chọn cách “xài bao nhiêu chi bấy nhiêu”.
Bên cạnh dịch vụ chia sẻ văn phòng cho thuê như là dịch vụ cơ bản, các công ty nhắm vào cạnh tranh và thu lợi chính ở các dịch vụ gia tăng cho khách hàng trong hệ thống của mình như thiết bị văn phòng, dịch vụ hồ sơ pháp lý, khai báo thuế, hoá đơn, kế toán, dịch thuật, máy bay, khách sạn cho đến những dịch vụ hiện đại như giải quyết các sự cố hay khủng hoảng… “Đây là mô hình đầu tư lớn và thu bạc cắc nhưng các công ty nước ngoài thành công với lợi nhuận hàng tỉ đô la Mỹ mỗi năm. Tiềm năng thị trường đang rất lớn nhưng quan trọng là dịch vụ như thế nào để thành công mới là khó”.
